Wie viel Aufwand ist es ein Webinar durchzuführen?

Die Aufwände rund um ein gut organisiertes und strukturiertes Webinar inklusive der Promotionstrategie und der technischen Infrastruktur fließen, unterscheiden sich nicht von denen einer Präsenzveranstaltung.

Zwar müssen Sie sich bei einem Webinar keine Gedanken über eine Eventlocation, die Anreise oder Verpflegung Ihrer Gäste machen, aber die Aufwände rund um thematische und didaktische Umsetzung bleiben gleich. Und auch die Bewerbung der Veranstaltung ist mit dem selben Aufwand verbunden.

Doch wie sieht es mit den wahren Kosten des professionellen Studio-Webinars aus?
Rechnen Sie mit ca. 2.500 € (exkl. der Kosten für die Vortragenden)
Das hört sich im ersten Moment vielleicht nach einer Menge Geld an.
Aber – bedenken Sie was alles notwendig ist, um ein solches Webinar auch kompetent umsetzen zu können. 

Angefangen von der Webinar-Administration,

• der Verwaltung der Teilnehmer:innen-Anmeldungen:
  Aufbau der Anmeldeseite, Remindermails und Webinar-Auswertungen (Wer hat wie lange teilgenommen und welche Fragen wurden gestellt)
• zu Live-Abfragen: Die meisten Webinar-Plattformen bieten die Möglichkeit die Teilnehmer:innen während des Webinars zu befragen (Single- und Multiple Choice Fragen) um so mehr über Sie zu erfahren und die Inhalte besser abstimmen zu können
• Live-Chatredaktion und Handoutmanagement:
  Fragen wie: „Wieso hab ich keinen Ton“ oder „bekommen wir die Folien als Download zur Verfügung gestellt? haben „vor der Kamera“ nichts zu suchen – Sie werden von der Chatredaktion beantwortet. Nur thematisch relevante Fragen werden an die Expert:innen im Webinarstudio weitergeleitet.

bis hin zur Studiotechnik,

• ein geeignetes Webinar-Studio:
  Ein Webinar kann jeder von seinem Schreibtisch aus produzieren – Stimmt!
  Aber wenn Sie Webinare ausstrahlen wollen, die einer Nachrichtensendung im Fernsehen ähnlich sind bedarf es der richtigen Ausstattung und – von jeglicher Technik mindestens zwei Stück – weil Sie keine Lust haben, dass Ihr Webinar mit 800 Teilnehmer:innen plötzlich endet nur weil eine Kamera ausgefallen ist.
• Internetanschluss mit ausreichend Uploadkapazität:
  Auch hier gilt – zuviel Bandbreite kann man gar nicht haben. Jedenfalls lohnt es sich mindestens zwei Leitungen von unterschiedlichen Internetprovidern zu haben – nur dann sind Sie beim Ausfall einer Netzverbindung auch weiterhin tiefenentspannt.
• Kamerateam:
  Genau – für ein Webinar reicht eine Webcam und das Micro Ihres Notebooks. Aber bei Webinaren in Studioqualität haben Sie meist 2-3 Kameras um verschiedene Winkel einzufangen bzw. um zwischen den verschiedenen Vortragenden hin- und herschalten zu können – und da sollte man schon wissen was man tut.
  Selbst wenn Sie die Kompetenz hätten die Kamerasysteme perfekt zu bedienen – niemand kann zugleich vor und hinter der Kamera gute Arbeit leisten.
• Generalprobe:
  Ins Webinarstudio kommen, den Moderator/die Moderatorin begrüßen und einfach loslegen ist kein Erfolgsrezept. Expert:innen die gemeinsam mit der Moderation vor der Kamera kompetent und locker „rüberkommen“ haben Ihr Webinar mindestens einmal geprobt und sowohl inhaltlich als auch vom Ablauf her „nachgebessert“
  Grundsätzlicher kann man sagen: umso spontaner jemand wirkt, desto mehr hat er oder sie geprobt.
• Moderation:
  Selbst erfahrene Vortragende finden es herausfordernd Ihre Geschichte der Kamera zu erzählen und keinerlei Feedback zu erhalten, ob die 500 Teilnehmer:innen an den Geräten gerade begeistert oder gelangweilt sind. Menschen erzählen Ihre Geschichten gerne Menschen und brauchen menschliches Feedback um fokussiert zu bleiben.
  Wenn Sie also die Möglichkeit haben den Vortragenden eine Moderation zur Seite zu stellen werden es Ihnen alle danken – auch die Teilnehmer:innen erleben ein moderiertes Webinar als lebendiger und strukturierter.
• Visagist:in:
  In einem Webinarstudio werden Sie meist von 6-8 Scheinwerfern zugleich angestrahlt – wenn Sie also nicht aussehen wollen wie nach 2 Monaten Kellerurlaub sollten Sie eine Visagistin oder einen Visagisten in Ihrem Webinar-Team haben.
• Postproduktion:
  Vorab: Wenn Sie Ihr Webinar in Topqualität aufzeichnen wollen, verlassen Sie sich nicht auf die Aufnahmefunktionen Ihres Webinar-Tools.
  Das Tool kann die Aufnahme erst am Server machen, also nachdem das Video übers Netz gestreamt wurde. Hier gibt es, selbst bei optimaler Übertragungsqualität Verluste durch die Streaming-Algorithmen. Nicht jeder braucht eine Aufzeichnung wie eine Fernsehsendung – aber wenn Ihnen das wichtig ist muss das Webinar (zeitgleich zum Onlinestreaming) auch lokal aufgezeichnet und dann in der Postproduktion optimiert werden. Klingt nach viel Aufwand – lohnt sich aber in jeden Fall

Sie sehen – Webinare bedürfen einiges an Planung, Technik und Zeitaufwand und sind mit einer gewissen Investition verbunden.

Wir beraten Sie auch gerne wie Sie im Nachhinein noch vom Webinar profitieren können. Dieses bietet nämlich eine Vielzahl an Möglichkeiten für eine umfangreiche Nachnutzung:

Zum einen haben Sie von jedem Studio-Webinar eine perfekte Videoaufzeichnung, die Sie entweder auf YouTube einstellen oder beliebig oft als automatisiertes Webinar ausspielen können.
Zum anderen können Sie aus dem Transkript mit extrem wenig Aufwand E-Books, Grafiken und anderes Infomaterial erstellen.
So entsteht bei jedem Webinar – sozusagen als Abfallprodukt – eine großes Konvolut an „SEO-Futter“.

Sie sehen also – ein Webinar ist nicht nur ein einmaliger Event für bis zu 1000 Teilnehmer, sondern es handelt sich um eine längerfristige Investition in Ihr Content Management!

Haben wir Ihr Interesse an unserer Arbeit geweckt? Vereinbaren Sie am besten gleich ein Beratungsgespräch für die nächsten Schritte.